No tienes que mover los papeles y el desorden para crear un espacio para trabajar en su escritorio? ¿Está su mesa llena de proyectos inconclusos, montones de correspondencia sin leer, notas adhesivas que contienen garabatos desconocidas de los mensajes de días necesarios, bolígrafos sin tinta hace, lápices sin plomo, los clips de papel esparcidos por y notas pegadas a la computadora que le recuerde de los plazos. ¿Le suena familiar? Si lo hace, usted debe reclamar su escritorio y conquistar todos los demonios que invaden tu escritorio escritorio de oficina. Un escritorio desordenado no es lugar para ser creativo o productivo, sino que añade a los sentimientos de estar abrumado, estresado y distraído.
Sin embargo, en 15 minutos, se puede vencer a los demonios y el escritorio para crear un entorno de éxito que va a hacer que se sienta muy productivo y motivado. Aquí hay cuatro pasos que le llevarán al escritorio de la oficina perfecta en 15 minutos.
Limpie su escritorio de Todo
Coge todo lo que fuera de su escritorio y lo puso en el suelo en pilas bien ordenadas. En este momento, no trates de justificar lo que se debe mantener y lo que debe ser colocado en la papelera, que acaba de tomar todas las de su escritorio. Esto le dará la claridad que necesita para empezar y terminar este ejercicio y la oportunidad de rejuvenecer y refrescar. Usted está transformando de una vieja costumbre de un escritorio desordenado en una nueva forma de mantener su escritorio organizado.
Designar un espacio Bandeja de entrada
Decida si desea que la esquina derecha oa la izquierda de su escritorio para que sea su bandeja de entrada (Recomiendo la esquina derecha), sin embargo, es el escritorio por lo que debe decidir. Una vez que haya designado un espacio para la factura, poner 8 X 11 pulgadas de la bandeja en la que el espacio para mantener todas las comunicaciones entrantes. No se preocupe, si usted no tiene una bandeja, sin necesidad de salir corriendo a comprar uno, simplemente designar un área y lo identifican como el espacio de la bandeja de entrada y nunca permita que cualquier otra cosa para ocupar ese espacio en particular. El uso de su espacio de la bandeja de entrada es recoger todas las comunicaciones entrantes: notas, correo, cualquier cosa que viene a usted y usted es responsable de la lectura (que es comparable a su buzón de correo electrónico). Usted debe registrarse con su bandeja de la bandeja de entrada todos los días. Al leer la correspondencia, debe tomar tres acciones: tomar medidas de inmediato (si se requiere una respuesta), que la presente o la basura que. Su bandeja de entrada no es un espacio para la custodia de mantener la información de forma indefinida. Sirve como una herramienta de organización para contener toda la información que llega hasta que se pueda tomar una de las acciones anteriores. Usted debe hacer el compromiso de revisar con su bandeja de entrada todos los días, a veces dos o tres veces al día dependiendo de la cantidad de la información entrante que recibe todos los días.
Crear un archivo de vencimientos
Obtener doce carpetas de manila y etiquetas que entre enero y diciembre, entonces usted tendrá 31 más carpetas etiquetadas vainilla 1 y 31 para los días en el mes y dos carpetas adicionales etiquetados para los próximos años. Mientras escribo esto, es de 2008, por lo que se cree una carpeta en una carpeta de 2008 y 2009. ¿En qué mes cada vez que usted se encuentra, se incluyen los días de las carpetas de mes (1-31). Siempre que usted tiene una tarea planificada, el nombramiento, la nota de entrada anunciando una fecha límite del proyecto de la reunión / seminario y, o simplemente poner la información en la carpeta de acuerdo al mes y la fecha que usted necesita para hacerlo. Por ejemplo, si tengo que rellenar y enviar un artículo a una publicación que mi público objetivo lee el 15 de diciembre de 2008, que pondría a la información de contacto, fecha de vencimiento y una lista de verificación en la carpeta del 15 de diciembre de 2008. El 15 de diciembre, todo lo que hay que hacer es, en mi archivo de vencimientos y puedo entrar en acción. ¿Qué pasa si tengo la intención de asistir a una conferencia el 17 de mayo de 2009 y acaba de recibir el itinerario, lo haría por el itinerario en la carpeta de archivo de 2009 y 2009 cuando el llega, el itinerario será trasladado al mes de mayo en el archivo de 17o carpeta. Tickler archivos también debe estar en sintonía con su agenda diaria. Lo mejor es poner el sistema de archivo de vencimientos en un cajón de archivo / escritorio, o incluso una caja. Keep it simple, sin embargo, evitar la tentación de ponerlo en su escritorio de oficina.
Ahora es el momento de presentar la declaración. Lea cuidadosamente a través de todos los papeles que en un inicio se borra de su escritorio y presentarlos en su sistema de archivo de vencimientos en consecuencia. Si usted encuentra correspondencias que son anticuados, poco importante o no lo que necesita para responder, tirar esos papeles en exceso en la basura y limpiar el desorden.
Revise su archivo de vencimientos todos los días.
Mantenga un planificador / Calendario en el escritorio
Su escritorio debe tener una agenda o un calendario que muestra la fecha y una lista de todas las tareas y actividades que se tienen que hacer durante ese día en particular. Utilice su agenda para apuntar notas rápidas y mensajes de teléfono o teléfonos de uso frecuente, este sistema le impedirá escribir información en varias hojas de papel o las notas adhesivas, y que servirá como el principal lugar para almacenar notas y mensajes. Notas y mensajes será fácilmente recuperable cuando usted está en necesidad de revisar. Usted ya no tendrá que preguntarse, "¿Dónde lo pongo?" y perder el tiempo buscando los mensajes o notas.
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